En nuestro último artículo sobre Arquitectura Empresarial abordamos el tema desde el punto de vista de la empresa consultora. Sin embargo, muchos siguen aún preguntándose por qué deberían evaluar los procesos y sistemas de su empresa. A continuación les exponemos las tres razones principales por las que una evaluación de sus procesos y sistemas, le puede ayudar a ser más rentable y eficiente.
Necesita estar al tanto del grado de madurez de su empresa.
Una evaluación de procesos y sistemas parte de la visión de negocio de la empresa, desde lo macro, para ver cómo lo micro ayuda a la organización a hacer realidad dicha visión. Cuando las empresas inician sus operaciones, por su tamaño, volumen de operaciones, facturación, etc., la inversión que hacen en tecnología se ajusta a satisfacer sus necesidades mínimas. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, tanto sus procesos de negocio como sus procesos de apoyo se vuelven más complejos y necesitan estar claros para poder soportarse adecuadamente en la tecnología y los sistemas. No es raro encontrar empresas de gran envergadura manteniendo su información sobre ventas, clientes u otros asuntos parecidos en una hoja de cálculo de Excel. La evaluación de sus procesos y sistemas le ayudará a ver qué cosas de lo que está haciendo le servirán para alcanzar sus objetivos estratégicos y qué apoyo tecnológico necesita para hacerlo de manera más rápida y eficiente que su competencia.
Antes de decidir sobre sistemas, necesita tener procesos claros.
Las empresas suelen centrarse en el requerimiento de una de sus áreas específicas, por ejemplo, cuando buscan implementar un ERP para su manejo financiero. Sin embargo, para escoger la herramienta más adecuada, con la mejor relación de costo –beneficio, es necesario que primero se evalúen los procesos de la organización. Asegurarse de contar con procesos estructurados y depurados en una organización, garantiza el éxito de una implementación tecnológica y por ende, la rentabilidad de la misma. Cuando la empresa está clara en cuanto a quién se ocupa de qué y cómo se avanza desde cada área hacia la consecución de los objetivos estratégicos, se puede realizar una implementación exitosa, relativamente rápida y planificada. Lo contrario, es decir, implementar herramientas tecnológicas sin tener claros los procesos estratégicos de cadena de valor y de apoyo de una empresa, suele ser la causa por la que los proyectos se prolongan mucho más allá del tiempo y presupuesto planificado y de que al final, en muchos casos, la organización no llegue a adoptar en su día a día la tecnología implementada.
No puede ser juez y parte al evaluar los procesos y sistemas de una su empresa.
Contar con la visión de un profesional con experiencia y formación en procesos y esquemas de negocios, ayuda a ver con claridad las fortalezas y debilidades de los procesos y sistemas de una empresa. Por lo general, cuando se encarga al área responsable de un proceso, al autoevaluarse, el resultado no es imparcial dado que los responsables evalúan de acuerdo a su perspectiva y necesidades. La diferencia al ser evaluado por una empresa externa, es que la visión de los procesos es más objetiva y no está sesgada por los problemas o sucesos del día a día de cada departamento y de cada persona que lleva a cabo un determinado proceso. Esto no quiere decir que la evaluación externa siempre va a arrojar resultados desfavorables, en muchos casos, sucede lo contrario. Simplemente evidencia que, el contar con un profesional externo que evalúe los procesos y sistemas de una organización, permite tener una visión clara, imparcial y sustentada en datos objetivos sobre qué puntos se puede fortalecer para incrementar la competitividad, rentabilidad y eficiencia de una empresa, sin importar su tamaño, industria o años en el mercado.
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